Fișa postului: ce prevede legislația din România și de ce este necesar un astfel de document?

Sursa foto: shutterstock.com

Fișa postului, deși este frecvent considerată ca fiind doar o formalitate administrativă, acest document a devenit un instrument strategic pentru companiile de succes. Fișa postului aliniază așteptările, ghidează performanța și facilitează dezvoltarea profesională. 

Potrivit studiilor, organizațiile care valorifică potențialul strategic al fișei postului pot naviga mai ușor provocările pieței muncii moderne, creând un mediu de lucru în care angajații pot excela. Acest articol oferă o perspectivă aprofundată asupra modului în care organizațiile pot optimiza acest instrument, dar și informații utile pentru potențialii candidați. 

Fișa de post oferă angajaților claritate cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei si a supervizorilor pentru o mai bună monitorizare a activităţilor angajaţilor şi o evaluare obiectivă a acestora.

Cuprins

1. Fișa postului în Codul Muncii - considerente legale pentru angajatori și salariați

1.1. Ce este fișa postului?

1.2. Cine întocmește fișa postului?

1.3. Ce conține fișa postului?

1.4. Actualizarea fișei postului - când este necesară?

1.5. Abuzuri în fișa postului - de ce trebuie să ținem cont?

1. Fișa postului în Codul Muncii - considerente legale pentru angajatori și salariați

Sursa foto: shutterstock.com

Natura juridică a fișei postului este aceea a unui act adițional la contractul individual de muncă reglementat de legislaţia muncii. Acest document este crucial atât pentru angajator, cât și pentru angajat, asigurând o înțelegere comună a așteptărilor și obligațiilor. Însă care sunt considerentele legale de care trebuie să ținem cont?

1.1. Ce este fișa postului?

Potrivit definiției din Codul Muncii, fișa postului este un document care detaliază atribuțiile și responsabilitățile specifice unui loc de muncă. Aceasta este parte integrantă a contractului individual de muncă și trebuie să conțină informații despre descrierea postului, responsabilități și sarcini, cerințe și competențe, inclusiv condiții de muncă.

Fișa postului este reglementată de Codul Muncii din România și de alte acte normative relevante, precum:

• Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii: articolul 17 specifică importanța fișei postului ca parte integrantă a contractului de muncă. Acesta este adesea denumit Legea fișei postului în contextul stabilirii responsabilităților și sarcinilor angajaților.
• Legea nr. 319/2006 – Legea securității și sănătății în muncă: fișa postului poate include și informații legate de măsurile de protecție și prevenție necesare pentru asigurarea unui mediu de muncă sigur.
• Ordinul Ministerului Muncii și Ministerului Sănătății nr. 1995/2011: Reglementează cerințele de securitate și sănătate care pot fi incluse în document.

1.2. Cine întocmește fișa postului?

Fotografie de la Amy Hirschi pe Unsplash.com

Elaborarea fișei postului este o responsabilitate importantă care implică mai multe părți din cadrul organizației. Deși nu există o reglementare specifică în Codul Muncii care să desemneze explicit cine trebuie să întocmească fișa postului, practica uzuală și buna conduită în managementul resurselor umane indică următoarele roluri și responsabilități:

Departamentul de HR:

• Colectarea informațiilor: HR-ul adună informații de la diferite departamente pentru a înțelege cerințele și responsabilitățile fiecărui post.
• Redactarea fișei postului: departamentul redactează fișa postului în conformitate cu standardele interne ale organizației și cu reglementările legale. Aceasta include definirea clară a sarcinilor, responsabilităților și cerințelor postului.
• Actualizarea și revizuirea: fișa postului trebuie să fie actualizată periodic pentru a reflecta schimbările în structura organizațională, în cerințele postului sau în legislația muncii.

Managerul de departament:

• Definirea sarcinilor și responsabilităților: managerul descrie în detaliu sarcinile specifice și responsabilitățile asociate postului, bazându-se pe nevoile operaționale ale departamentului.
• Colaborarea cu HR-ul: acesta trebuie să colaboreze cu resursele umane pentru a se asigura că fișa postului reflectă corect cerințele și așteptările legate de rolul respectiv.

Liderul organizației:

În organizațiile mai mari, directorii sau membrii echipei executive pot avea un rol în revizuirea și aprobarea fișelor postului, asigurându-se că acestea sunt aliniate cu obiectivele strategice ale organizației și cu politicile interne.

1.3. Ce conține fișa postului?

Fișa postului joacă un rol crucial în definirea și clarificarea responsabilităților și așteptărilor asociate unei poziții specifice în cadrul unei organizații. În contextul legislației muncii din România, acest document capătă o importanță deosebită, fiind nu doar un instrument de management, ci și o cerință legală care asigură transparența și echitatea în raporturile de muncă.

Ce trebuie să conțină fișa postului pentru asigurarea unei înțelegeri corecte între angajator și angajat, dar și pentru conformitatea cu reglementările legale? Să luăm exemplul fișei de post a unui coordonator de proiect. Aceasta ar trebui să conțină:

• Identificarea postului: titlul exact al poziției, departamentul, și relațiile ierarhice.
• Obiectivul general al postului: o descriere succintă a scopului principal al rolului în cadrul organizației.
• Responsabilități specifice: planificarea, organizarea și monitorizarea activităților proiectului, gestionarea bugetului, coordonarea echipei de proiect, raportarea către management și stakeholderi.
• Cerințe educaționale și profesionale: studii superioare în management sau domenii relevante, experiență în gestionarea proiectelor, certificări specifice (e.g., PMP, PMI, Prince).
• Competențe specifice: abilități de leadership, comunicare excelentă, gândire analitică, rezolvarea problemelor, utilizarea softurilor de project management.
• Condiții de muncă: program de lucru, posibilitatea de a lucra overtime în perioade intense, deplasări ocazionale.
• Indicatori de performanță: livrarea proiectelor la timp și în buget, satisfacția clienților, eficiența echipei.

De asemenea, pot exista și atribuții în afara fișei postului. Acestea pot include participarea la evenimente corporative, implicarea în proiecte interdepartamentale sau asumarea temporară a unor responsabilități suplimentare în situații excepționale. Flexibilitatea și disponibilitatea pentru astfel de sarcini în afara fișei postului sunt adesea apreciate, deși nu sunt formal incluse în document.

Însă acesta este doar un exemplu specific. În general, fișa postului trebuie să includă următoarele:

• Datele de identificare ale postului și ale angajatorului.
• Poziția în organigramă și relațiile ierarhice.
• Misiunea și obiectivele postului.
• Atribuții și responsabilități specifice.
• Limite de competență și autoritate.
• Cerințe pentru ocuparea postului, precum educație, experiență, abilități.
• Condițiile de muncă și programul de lucru.
• Criteriile de evaluare a performanței.

În funcție de politica companiei și de prevederile contractului colectiv de muncă, fișa postului poate fi elaborată pentru a include și alte detalii de interes pentru potențialul angajat. De exemplu, bonurile de masă sau bonusurile periodice pot fi menționate la secțiunea de remunerare sau beneficii asociate postului.

1.4. Actualizarea fișei postului - când este necesară?

Fotografie de la Amina Atar pe Unsplash.com

Actualizarea fișei postului poate deveni o necesitate legală în anumite circumstanțe. Aceasta asigură că documentul rămâne un reper valabil și actual pentru ambele părți implicate în raportul de muncă, oferind claritate și prevenind potențiale dispute legate de sarcinile și responsabilitățile angajatului.

Dar când este necesară actualizarea fișei postului? Există mai multe situații care pot declanșa nevoia de revizuire a acestui document important:

• Modificări structurale în organizație: reorganizări, fuziuni sau achiziții pot duce la schimbări semnificative în structura companiei, afectând rolurile și responsabilitățile angajaților.
  
  
• Evoluția tehnologică: implementarea de noi tehnologii sau sisteme poate schimba modul în care sunt îndeplinite anumite sarcini, necesitând actualizarea descrierii postului.
  
  
• Schimbări legislative: modificări ale legislației muncii sau ale reglementărilor specifice industriei pot impune ajustări ale responsabilităților sau cerințelor postului.
  
  
• Adăugarea sau eliminarea de beneficii. De exemplu, dacă o organizație decide să introducă tichete de masă sau un card cadou ca parte a pachetului de compensații, această modificare trebuie menționată în secțiunea dedicată compensațiilor și beneficiilor din fișa postului. În mod similar, dacă anumite beneficii sunt eliminate, actualizarea fișei postului este necesară pentru a reflecta aceste schimbări și a evita confuziile. 
  
  
• Extinderea sau restrângerea activității companiei: lansarea de noi produse sau servicii, sau renunțarea la anumite linii de business, poate duce la modificări ale rolurilor existente.
  
  
• Feedback de la angajați și manageri: evaluările de performanță sau sesiunile de feedback pot evidenția nevoia de clarificare sau ajustare a responsabilităților.
  
  
• Promovări sau modificări ale nivelului ierarhic: când un angajat este promovat sau când se schimbă structura de raportare, fișa postului trebuie actualizată pentru a reflecta noile responsabilități și relații ierarhice.
  
  
• Schimbări în procesele de lucru: implementarea de noi metodologii sau optimizarea fluxurilor de lucru poate necesita actualizarea descrierilor de post.

În practică, multe companii aleg să revizuiască fișele de post anual, de obicei în contextul evaluărilor de performanță, pentru a se asigura că acestea rămân actuale și relevante. Această abordare proactivă permite ajustări graduale și previne acumularea de discrepanțe majore între descrierea formală a postului și realitatea cotidiană a muncii.

1.5. Abuzuri în fișa postului - de ce trebuie să ținem cont?

Fișa postului, deși concepută ca un instrument benefic pentru clarificarea rolurilor și responsabilităților, poate deveni, în unele cazuri, un mijloc de abuz sau de impunere a unor condiții nerezonabile asupra angajatului. 

Când vorbim despre abuzuri în fișa postului, ne referim la situații în care angajatorul încearcă să impună condiții sau responsabilități care depășesc cadrul legal sau care sunt în detrimentul drepturilor și bunăstării angajatului. Iată câteva aspecte de care trebuie să ținem cont pentru a preveni și combate astfel de abuzuri:

• Specificitatea vs. generalitatea excesivă: o fișă a postului prea vagă poate permite angajatorului să atribuie sarcini arbitrare, în timp ce una excesiv de detaliată poate limita flexibilitatea necesară în multe roluri. Este important să se găsească un echilibru, definind clar responsabilitățile principale, dar lăsând și o marjă rezonabilă pentru adaptare.
  
  
• Clauza "și alte sarcini": deși este comună, această formulare nu ar trebui să fie un pretext pentru a atribui sarcini complet nerelaționate cu postul sau care depășesc semnificativ nivelul de responsabilitate al poziției.
  
  
• Program de lucru și ore suplimentare: fișa postului trebuie să respecte prevederile legale privind timpul de lucru. Impunerea unui program extins sau a disponibilității permanente, fără compensare adecvată, poate constitui un abuz.
  
  
• Responsabilități disproporționate: atribuirea unor sarcini care necesită un nivel de expertiză sau autoritate mult superior poziției poate fi considerată abuzivă, mai ales dacă nu este însoțită de o compensație corespunzătoare.
  
  
• Condiții de muncă: fișa postului nu poate impune condiții de muncă care contravin normelor de sănătate și securitate în muncă sau care încalcă drepturile fundamentale ale angajatului.
  
  
• Clauze de neconcurență sau confidențialitate excesive: deși legitime în anumite contexte, acestea trebuie să fie rezonabile și să nu împiedice în mod nejustificat angajatul să își găsească un alt loc de muncă în viitor.
  
  
• Discriminare: fișa postului nu trebuie să conțină cerințe sau condiții care pot fi interpretate ca discriminatorii pe baza vârstei, genului, etniei sau altor criterii protejate de lege.
  
  
• Modificări unilaterale frecvente: schimbarea frecventă și unilaterală a fișei postului poate fi o formă de abuz, mai ales dacă modificările sunt substanțiale și nu sunt negociate cu angajatul.
  
  
• Renunțarea la drepturi legale: orice clauză care solicită angajatului să renunțe la drepturi garantate de lege, precum concediul legal sau compensațiile pentru ore suplimentare, este nulă și abuzivă.

Din punct de vedere legal, nerespectarea fișei postului de către angajator poate duce la situații conflictuale și chiar la litigii de muncă. Pentru a preveni astfel de abuzuri, este crucial ca atât angajatorii, cât și salariații, să fie bine informați cu privire la drepturile și obligațiile lor. Sindicatele, reprezentanții angajaților și departamentele de resurse umane joacă un rol important în asigurarea echității și legalității fișelor de post.

În cazul în care un angajat consideră că fișa sa de post conține elemente abuzive, acesta are dreptul să solicite clarificări și modificări. Dacă situația nu se rezolvă pe cale amiabilă, angajatul poate apela la inspecția muncii sau chiar la instanțele judecătorești pentru a-și proteja drepturile.

2. Rolul și conținutul fișei postului - de ce este necesar acest document?

Fotografie de la Mina Rad pe Unsplash.com

Fișa postului reprezintă un instrument esențial în gestionarea resurselor umane și în recrutarea candidaților potriviți pentru o companie de succes. Orice organizație care aspiră la o funcționare eficientă și coeziunea echipei trebuie să implementeze fișele postului. Acestea descriu în detaliu responsabilitățile, competențele și cerințele specifice ale fiecărui loc de muncă. Rolul fișei postului este unul vital în atragerea și selecția celor mai potriviți candidați.

Astfel, implementarea fișei postului aduce numeroase avantaje unei companii: 

• Facilitează recrutarea și selecția
  Fișa postului este un instrument esențial în procesul de recrutare și selecție. Documentul oferă o descriere clară a cerințelor și responsabilităților postului, ceea ce ajută recrutorii să identifice candidații care îndeplinesc criteriile necesare.
  
  
• Clarificarea responsabilităților
  Fișa postului detaliază exact ce se așteaptă de la angajat, oferind o descriere precisă a atribuțiilor și cerințelor. În plus, angajatorii pot evalua mai eficient performanța angajaților, având un standard clar pe care se poate baza.
  
  
• Îmbunătățirea performanței
  Un alt avantaj semnificativ al fișei postului este îmbunătățirea performanței angajaților. Prin stabilirea unor obiective clare și măsurabile, fișa postului facilitează monitorizarea progresului și evaluarea realizărilor. Angajații sunt mai motivați și mai eficienți atunci când au o înțelegere clară a sarcinilor lor și a modului în care acestea contribuie la succesul organizației.
  
  
• Transparență cu privire la salariu și beneficii
  Fișa postului contribuie la transparența în comunicare, asigurându-se că angajații sunt pe deplin informați despre așteptările și cerințele legate de rolul lor. Mai mult, aceasta oferă o perspectivă mai clară asupra beneficiilor pe care compania le oferă angajaților săi. De exemplu, fișa postului poate include informații detaliate despre cardul de vacanță, bonusurile, primele sau cardul cultural pe care un angajat le primește. Aceste detalii evidențiază implicarea companiei în bunăstarea echipei și sprijină angajații în gestionarea timpului liber și în îmbunătățirea calității vieții lor. În plus, când angajații sunt conștienți de rolul lor și de beneficiile oferite, aceștia se simt mai apreciați și mai implicați.
  
  
• Promovează dezvoltarea profesională
  Având un set clar de competențe și responsabilități, angajații pot identifica domeniile în care au nevoie de îmbunătățire și pot solicita formare suplimentară sau resurse pentru a-și dezvolta abilitățile necesare. În plus, aceasta permite managerilor să ofere feedback constructiv și să stabilească planuri de dezvoltare personalizate.
  
  
• Asigură conformitatea cu legislația
  Fișa postului ajută organizațiile să se conformeze cerințelor legale și reglementărilor muncii. Documentarea clară a responsabilităților și cerințelor asigură că organizația poate demonstra că a respectat toate normele legale în ceea ce privește descrierea posturilor și gestionarea resurselor umane.
  
  

Așadar, importanța fișei postului depășește sfera simplei documentații, influențând direct eficiența operațională, satisfacția angajaților și conformitatea legală. Pe măsură ce piața muncii evoluează, adaptabilitatea și acuratețea fișei postului vor deveni factori critici în menținerea competitivității organizaționale și în cultivarea unui mediu de lucru productiv și echitabil. Organizațiile care reușesc să integreze strategic acest instrument vor fi mai bine poziționate pentru a face față provocărilor viitoare și pentru a capitaliza oportunitățile emergente în domeniul resurselor umane.