Cum reduci cheltuielile, fără impact asupra angajaților și clienților

În perioada actuală, mulți antreprenori și manageri de departament sunt mai atenți ca oricând la bugetul consumat. Pentru a menține afacerea profitabilă, este important să ții sub control cheltuielile și să reduci costurile inutile. În același timp, trebuie să te asiguri că reducerea costurilor nu are impact în calitatea produselor și a serviciilor, sau în experiența angajaților.

Orice companie își dorește clienți satisfăcuți, care să rămână loiali brandului și să îl recomande mai departe. Totodată, succesul afacerii se bazează pe o echipă motivată și implicată. Prin urmare, economiile pe care le faci trebuie făcute cu atenție, astfel încât să fie cu adevărat în interesul companiei. În continuare îți vom prezenta o serie de soluții prin care poți optimiza bugetul, cu 0 efecte asupra clienților și angajaților.

Primul pas: analizează cheltuielile

Pentru a descoperi de unde poți face economii, trebuie să cunoști foarte bine afacerea - sau departamentul pe care îl conduci. Începe prin a analiza fiecare aspect, de la utilități și cheltuieli cu furnizorii, până la bugetul alocat proceselor operaționale. 

Identifică principalele categorii de costuri și prioritizează-le în funcție de importanța lor pentru activitatea companiei. Ulterior, decide care dintre acestea sunt esențiale pentru funcționarea afacerii și care pot fi reduse sau eliminate fără a afecta performanța și calitatea. Pentru a-ți fi mai simplu, poți implementa instrumente de analiză financiară sau sisteme de raportare care să îți permită să urmărești și să analizezi cheltuielile.

Optimizează procesele interne

Următorul pas important în reducerea cheltuielilor este optimizarea proceselor interne. Această etapă presupune identificarea și implementarea acelor procese care ar putea fi îmbunătățite și simplificate, fără a afecta calitatea produselor sau serviciilor oferite. De exemplu, dacă există proceduri administrative redundante, acestea pot fi automatizate pentru a economisi timp și resurse. 

Observă procedurile care par prea complexe sau lipsite de utilitate și încearcă să le simplifici. În definitiv, îți dorești o companie în care angajații urmează procese intuitive și nu își pierd timpul și energia cu procese greoaie. Consultă-te cu întreaga echipă, pentru a identifica împreună zonele în care există oportunități de îmbunătățire.

Folosește digitalizarea în avantajul companiei

Cum ar fi ca echipa de HR să se poată concentra pe retenție și recrutare, fără a pierde timpul cu procesarea cererilor de concediu sau calcularea orelor pentru fluturașul de salariu? Toate aceste activități ar putea fi desfășurate cu ajutorul unui software de resurse umane. Dacă vrei să optimizezi nu doar experiența angajaților, ci și pe a clienților, apelează la o soluție de tip CRM, care să simplifice comunicarea cu agenții companiei și să reducă timpul de așteptare atunci când au o solicitare. În cazul în care afacerea are un website sau pagini dedicate de social media, implementează un chatbot care să preia automat mesajele și să ofere răspunsuri rapide. 

Investește cu încredere în tehnologii care pot îmbunătăți procesele, pentru că bugetul cheltuit în direcția automatizării se va amortiza în timp și va ajuta compania să opereze mai eficient. Odată ce implementezi o aplicație sau o tehnologie nouă, organizează traininguri pentru angajați, astfel încât aceștia să învețe cum să o utilizeze.

După implementarea schimbărilor, monitorizează eficiența noilor procese, astfel încât să vezi dacă acestea funcționează în mod optim și aduc rezultatele scontate. Folosește indicatorii de performanță potriviți pentru a evalua impactul asupra productivității și calității.

Negociază contractele cu furnizorii

Acest pas trebuie tratat cu atenție, întrucât nu este cazul să periclitezi bunele relații pe care le-ai construit cu furnizorii și nici să îi schimbi, dacă aceștia îți oferă produse și servicii de calitate. Examinează contractele existente și identifică orice clauze care pot fi renegociate sau actualizate pentru a oferi companiei condiții mai avantajoase. Poți solicita o reducere pentru prelungirea contractului - un aspect care reprezintă un câștig atât pentru afacerea ta, cât și pentru cea a furnizorilor. Gândește-te la faptul că și aceștia își doresc, la rândul lor, să aibă clienți loiali.

În cazul în care descoperi că serviciile sau produsele unor furnizori nu îndeplinesc standardele de calitate pe care le cauți sau au prețuri mult peste media pieței, analizează ofertele și condițiile oferite și de alți furnizori. Este bine să ai mai multe opțiuni și să o alegi pe cea care avantajează compania și oferă cel mai bun raport preț - calitate.

Testează posibilitatea de a lucra remote

Probabil ai observat deja că tot mai multe companii aleg să funcționeze în sistem remote sau hibrid, atâta timp cât activitatea le permite acest mod de lucru. Oferă-le angajaților tăi posibilitatea să lucreze de la distanță, pentru că astfel poți reduce costurile asociate cu spațiile de birouri, de la chirie până la utilități.

Implementarea muncii remote nu doar că poate reduce costurile, dar va îmbunătăți și satisfacția angajaților, ceea ce le poate influența pozitiv productivitatea, eficiența și calitatea muncii. Este important ca membrii echipei tale să fie mulțumiți de condițiile de lucru, pentru a da randament 100%.

Găsește soluții optime pentru a-ți motiva angajații

Procesele de recrutare și onboarding pot fi deseori costisitoare, iar lipsa unui om de bază se simte întotdeauna și în rezultatele obținute. De aceea, este mai bine să te asiguri că angajații rămân motivați și loiali, astfel încât să rămână cât mai mult timp în companie. 

Cu siguranță te întrebi ce poți face pentru a-ți motiva echipa dacă nu ai la dispoziție un buget consistent, pe care să îl aloci periodic pentru măriri salariale. Ei bine, există o soluție simplă, care poate fi convenabilă pentru companie și pentru angajați deopotrivă: beneficiile extrasalariale. Datorită facilităților fiscale, beneficii precum cardurile de masă te pot ajuta să crești puterea de cumpărare a echipei, ținând totodată sub control cheltuielile.

Testează și tu soluțiile de mai sus și vei observa că este posibil să optimizezi bugetul companiei, fără a afecta motivația angajaților și experiența clienților.