Deducerea personală - elemente de reținut pentru calcularea corectă a salariilor personalului angajat

Știi ce este deducerea personală și cum te afectează aceasta la salariu? Indiferent dacă ești angajat sau angajator, este esențial să înțelegi conceptul de deducere personală și efectul pe care îl are asupra venitului tău net și, implicit, dacă ești angajator, asupra modului de calcul al salariilor angajaților tăi.

Deducerea personală este un concept fundamental în legislația fiscală din România, având consecințe directe asupra modului în care este calculat salariul net al angajatului. Pentru angajați, deducerea personală poate însemna un venit lunar mai mare în mână, în funcție de diverse criterii precum numărul de persoane aflate în întreținere. Pe de altă parte, pentru angajatori, calculul corect al deducerii personale este o obligație legală, a cărei nerespectare poate atrage sancțiuni.

A ști ce este deducerea personală, precum și condițiile și modalitățile de calcul asociate, este important atât pentru angajați, cât și pentru departamentele de resurse umane și contabilitate ale companiilor. De aceea, în acest articol, vom explora în detaliu ce este deducerea personală, cum se calculează și care sunt aspectele legale importante de care trebuie să ținem cont.

Cuprins

1. Ce este deducerea personală în cazul calculării salariului unui angajat

Sursă imagine: shutterstock.com

Înainte de a intra în detaliile tehnice și legislative ale deducerii personale, este important să analizăm împreună ce reprezintă acest concept și cum funcționează în contextul relațiilor de muncă salarizată din România.

Ce este deducerea personală?

Deducerea personală este o sumă fixă ce se scade din venitul salarial impozabil al unui angajat, reducând astfel suma pe care acesta o datorează statului sub formă de impozit pe venit. Practic, deducerea personală are rolul de a sprijini salariații, oferindu-le o oarecare reducere a poverii fiscale, în funcție de anumite criterii specifice.

Ce reprezintă conceptul de deducere personală din salariu?

Conceptul de deducere personală a fost introdus tocmai pentru a oferi angajaților un beneficiu fiscal direct. Această deducere se acordă pentru a asigura un venit net ceva mai mare, după aplicarea impozitului pe venit. În esență, deducerea personală reprezintă o parte din venitul unui angajat care nu este supusă impozitării, asigurând astfel o protecție minimală a venitului în fața statului ca perceptor de impozite.

Deducerea personală se scade din salariu înainte de calcularea impozitului pe venit. De exemplu, dacă un angajat are un salariu brut de 4000 lei și beneficiază de o deducere personală de 300 lei, impozitul pe venit se va calcula pe baza unui venit de 3700 lei (4000 lei - 300 lei). Astfel, deducerea personală contribuie direct la scăderea impozitului datorat.

Deducerea personală de bază și deducerea personală suplimentară

Așa cum vei vedea mai departe în acest articol, conform legislaţiei fiscale există două tipuri principale de deduceri personale: deducerea personală de bază și deducerea personală suplimentară. Deducerea personală de bază este aplicabilă pentru toți salariații care îndeplinesc anumite criterii, în timp ce deducerea personală suplimentară poate fi acordată în funcție de diverse situații speciale, cum ar fi existența copiilor sau a altor persoane în întreținere.

Dar mai multe detalii despre ce reprezintă, ce înseamnă și cum se calculeaza deducerea personală pentru copil sau pentru alte persoane aflate în întreținerea salariatului vei afla citind în continuare acest articol.

Concret, până acum trebuie doar să reții că, în conformitate cu legislația fiscală din România, deducerea personală este acea sumă scăzută din venitul tău brut realizat din salarii, înainte de calcularea impozitului pe venit și a contribuțiilor obligatori aferente.

2. Cum se calculează în mod corect deducerea personală

Sursă imagine: shutterstock.com

În conformitate cu legislația fiscală din România, deducerea personală constă în două componente: deducerea personală de bază și deducerea personală suplimentară.

Pentru a beneficia de această facilitate, trebuie îndeplinite anumite condiții. În primul rând, venitul salarial brut lunar al angajatului nu trebuie să depășească cu mai mult de 2000 de lei peste nivelul salariului minim brut pe economie în vigoare la data acordării deducerii. În al doilea rând, trebuie știut că situația familială a angajatului este luată în considerare la stabilirea cuantumului deducerii, iar felul cum se calculează deducerea personală, depinde de acest factor, respectiv dacă salariatul are sau nu persoane aflate în întreținerea sa și, în caz afirmativ, câte sunt acestea.

Deducerea personală care se aplică pentru fiecare lună muncită pentru care salariatul are dreptul la salariu, este de menționat deducere personală de bază sau suplimentară, şi care nu reprezintă o cheltuială pentru angajator. Suma corespunzătoare dedusă din baza impozabilă se calculează doar pentru veniturile salariale obținute la locul de muncă principal al angajatului sau locul unde angajatul își are funcţia de bază. Prin reducerea bazei impozabile, se poate determina ulterior salariul net, după aplicarea deducerii personale.

Valoarea deducerii personale depinde de numărul de persoane aflate în întreținerea salariatului, fiind alocată pentru perioada impozabilă din anul fiscal în care aceste persoane au fost sau sunt întreținute efectiv. Conform reglementărilor, perioada se rotunjește în favoarea angajatului la luni întregi.

2.1. Deducerea personală de bază - calcul și condiții legale

Așa cum am menționat anterior, facilitatea deducerii personale de bază se aplică angajaților ale căror venituri salariale brute lunare nu depășesc cu mai mult de 2.000 de lei nivelul salariului minim brut pe economie, care în prezent este stabilit la 3.700 de lei cu începere de la 1 iulie 2024.

Se poate pune întrebarea, cât este și cum se calculează deducerea personală de bază la salariu dacă angajatul beneficiază și de alte venituri în afară de salariul stabilit prin contractul individual de muncă. Este cazul aici al beneficiilor acordate sub formă de carduri de masă sau de carduri cadou pe care angajatorul le poate oferi angajatului peste salariu. Răspunsul legiuitorului este că aceste venituri suplimentare de natură salarială și care sunt purtătoare de venit se iau și ele în calcul la determinarea deducerii personale de bază.

Pentru a calcula în mod corect deducerea personală de bază, Codul Fiscal oferă un tabel care reflectă procentele din salariul minim care sunt deduse în funcție de doi factori variabili:

• Venitul brut total, acolo unde trebuie să se țină cont de anumite praguri de sume suplimentare peste cuantumul salariului minim brut legal pe economie. De reținut aici că pragul maxim, este așa cum ai văzut deja suma de 2000 de lei peste valoarea salariului minim brut. 
  
  
• Al doilea factor variabil în funcție de care se calculează deducerea personală de bază pentru copii și pentru alte persoane aflate în întreținere este dat de numărul acestor persoane.

Pentru o mai clară reflectare a modului de calcul a deducerii personale de bază, reproducem mai jos tabelul din Codul Fiscal al României care poate fi regăsit la art.77 din menționata lege.

2.2. Deducerea personală suplimentară - categorii de angajați care pot beneficia

Legislația fiscală din România prevede, în afară de deducerea personală de bază, acordarea unei deduceri personale suplimentare pentru anumite categorii de angajați.

• Această facilitate constă, în primul rând, într-o deducere de 15% din salariul minim brut pe economie, aplicabilă persoanelor fizice cu vârsta de până la 26 de ani, ale căror venituri salariale nu depășesc cu mai mult de 2.000 de lei plafonul salariului minim brut pe ţară. 
  
  
• Un alt tip de deducere suplimentară este cea de 100 de lei lunar acordată pentru fiecare copil minor de până la 18 ani, sub condiția ca minorul să fie înscris într-o unitate de învățământ. Această deducere se aplică indiferent de nivelul veniturilor salariale ale părinților pentru care se aplică.

Calculul deducerii suplimentare se face în felul următor: pentru cei 100 de lei acordați lunar pe fiecare copil minor aflat în întreținere, baza impozabilă a salariului se reduce cu această sumă. Există însă și unele reguli, după cum vei vedea mai departe.

În art.77 din Codul Fiscal al României se regăsește faptul că: „în cazul în care copilul este întreținut de ambii părinți, deducerea personală suplimentară se acordă doar unuia dintre ei”. Părintele beneficiar trebuie să prezinte dovada înscrierii copilului la o unitate de învățământ și să completeze o declarație specifică de deducere suplimentară. Dacă părintele beneficiar este salariat al mai multor angajatori, acesta trebuie să declare că nu beneficiază de aceeași deducere și de la alt angajator.

Pentru stabilirea corectă a deducerii personale, angajatul trebuie să completeze și să transmită angajatorului o declarație pe propria răspundere, în care va menționa datele de identificare ale persoanelor aflate în întreținerea sa. Trebuie adăugat și că nu este obligatoriu ca aceste persoane să locuiască împreună cu salariatul.

Sunt considerate persoane aflate în întreținere soțul/soția, copiii minori (până la 18 ani împliniți), dar și alți membri de familie, precum și rudele salariatului sau ale soțului/soției sale până la gradul al doilea inclusiv. Condiția este ca aceste persoane să nu aibă venituri sau să aibă venituri care nu depășesc lunar 20% din salariul minim brut pe economie.

În categoria rudelor de gradul întâi se încadrează părinții (pe linie ascendentă) și copiii (pe linie descendentă), iar în categoria rudelor de gradul al doilea se regăsesc bunicii (pe linie ascendentă), nepoții pe linie descendentă directă și frații/surorile (pe linie colaterală).

Stabilirea persoanelor aflate în întreținerea angajatului, în vederea acordării deducerii personale, revine în sarcina angajatorului de la locul de muncă principal, pe baza documentelor justificative prezentate de salariat.

În cazul soțului/soției, deducerea se acordă dacă veniturile lunare ale acestuia/acesteia nu depășesc un anumit plafon stabilit de legiuitor.

Copiii minori sunt considerați persoane aflate în întreținere de jure, în mod automat, indiferent dacă aceștia au și venituri proprii și indiferent de suma totală a veniturilor proprii pe care le realizează. Există totuși o excepție, și anume, situația în care un minor între 16 și 18 ani, vârstă de la care este apt să muncească, este încadrat în muncă conform Codului Muncii. În acest caz, minorul care încasează un salariu se transformă în contribuabil și beneficiază de deducerea personală proprie, iar părinții nu mai au dreptul la deducere personală pentru el.

La deducerea personală suplimentară care se scade din salariu se poate pune problema copiilor instituționalizați, adică acei minori care au diverse probleme fizice sau psihice care necesită atenție și îngrijire continuă, precum și un nivel de educație special. Chiar dacă se află în unități speciale sanitare, de învățământ sau de protecție dedicată, copiii minori sunt considerați ca fiind în întreținerea părinților, inclusiv în situația în care costurile întreținerii lor efective sunt în sarcina acestor instituții.

Se poate pune și întrebarea cum se calculeaza deducerea personală dacă un copil minor se află în întreținerea ambilor părinți. În acest caz, deducerea personala pentru copil se acordă unui singur părinte, conform înțelegerii dintre cei doi. Același principiu se aplică și ca răspuns la întrebarea cât este deducerea personală pentru un copil care se află în întreținerea mai multor contribuabili. Și în acest caz, desigur, deducerea se acordă doar unuia dintre aceștia.

În familiile cu mai mulți copii minori, părinții pot opta ca deducerea să se acorde integral unuia dintre ei, pentru toți copiii, sau fiecărui părinte pentru un anumit număr de copii, tot în baza unei înțelegeri între părinții minorilor. De reținut, în aceste cazuri este că nu se permite fracționarea deducerii personale suplimentare pentru fiecare copil în parte.

Pentru dovedirea situației copiilor, părinții salariați trebuie să prezinte angajatorului o declarație pe proprie răspundere a celuilalt părinte sau o adeverință emisă de angajatorul celuilalt părinte, cuprinzând numele și datele de identificare ale copiilor preluați în întreținere de fiecare părinte.

O altă problemă poate apărea în situația dată de calcularea deducerii personale suplimentare la salariu în cazul copiilor minori proveniți din căsătorii anterioare. În astfel de situații, dreptul la deducerea personală suplimentară revine părintelui căruia i-a fost încredințat copilul sau, conform înțelegerii, unuia dintre soții din noua familie. Se poate pune întrebarea dacă părintele obligat la plata pensiei de întreținere către celălalt părinte beneficiază sau nu de deducerea personală suplimentară pentru copilul încredințat acestuia din urmă. Legiuitorul nu acordă acest drept părintelui plătitor de pensie de întreținere.

Pentru copiii minori primiți în plasament sau încredințați unei persoane/familii, deducerea se acordă persoanei/familiei respective, indiferent de cuantumul alocației de întreținere primite pentru aceștia.

Deşi legislația fiscală menţionează că deducerea personală este un drept pe care îl au persoanele fizice cu domiciliul în România, care obţin venituri sub formă de salarii, atât în țară, cât și în străinătate, potrivit art. 7 din Codul Fiscal, mai pot beneficia de deducere și persoanele fizice nerezidente, dacă centrul de interes vital este amplasat în România sau dacă se află pe teritoriul țării noastre pentru o perioadă sau mai multe perioade care depășesc 183 de zile pe parcursul oricărui interval de 12 luni consecutive, care se încheie în anul calendaristic vizat.

În esență, este important de reținut că angajatul este obligat să prezinte documente justificative privind situația familială și persoanele aflate în întreținerea sa, pentru stabilirea corectă a deducerii personale suplimentare cuvenite.

3. Categorii de salariați pentru care nu se poate aplica deducerea personală de bază sau deducerea personală suplimentară

Sursă imagine: shutterstock.com

Odată ce am stabilit ce este, ce înseamnă sau ce reprezintă deducerea personală la salariu, este timpul să precizăm și excepțiile de la regulile enumerate în cuprinsul acestui articol, mai precis, cazurile în care deducerea personală de bază sau deducerea personală suplimentară nu se acordă.

Deși, în principiu, angajații ale căror venituri salariale brute lunare nu depășesc cu mai mult de 2.000 de lei nivelul salariului minim brut pe economie pot beneficia de deducerea personală, există anumite excepții în care acest drept nu se aplică.

• În primul rând, angajații cu venituri care exced plafonul menționat anterior nu sunt îndreptățiți la deducerea personală. 
  
  
• În al doilea rând, facilitatea nu se acordă dacă persoanele aflate în întreținerea angajatului realizează venituri, impozabile sau neimpozabile, care depășesc lunar 20% din salariul minim brut pe economie. Există însă anumite excepții de la această prevedere, precum pensiile de urmaș, bursele de studii, premiile obținute de sportivi la competiții majore, prestațiile sociale pentru persoanele cu handicap etc. 
  
  
• De asemenea, persoanele fizice care dețin suprafețe însemnate de terenuri agricole sau forestiere (peste 10.000 mp în zonele colinare și de șes, respectiv 20.000 mp în zonele montane) nu pot beneficia de deducerea personală.
  
  
• Același tratament se aplică persoanelor majore condamnate, care execută pedepse privative de libertate, precum și personalului trimis în misiune permanentă în străinătate.

Este important ca atât angajații, cât și angajatorii să fie bine informați cu privire la criteriile de eligibilitate, care includ venitul salarial brut lunar și situația familială. Angajații trebuie să își declare corect persoanele aflate în întreținere pentru a beneficia pe deplin de deducerile la care au dreptul.

Așadar, deducerea personală de bază și cea suplimentară nu doar că vin ca un sprijin financiar pentru salariați, dar contribuie și la stimularea economică, oferind o stabilitate financiară sporită pentru cei cu venituri mai mici. În plus, acordarea de carduri de masă sau de carduri cadou pot fi bonificații suplimentare deloc neglijabile acordate de angajator pentru fidelizarea și recompensarea salariaților.

Prin aplicarea corectă a deducerii personale, se poate obține un echilibru între impozitele datorate și veniturile disponibile pentru consum, economii sau investiții.