Outsourcing sau angajați interni? Ce alegi în 2024

Îți dorești ca în 2024 să poți conta pe o echipă cât mai implicată, care să îți aducă rezultate excelente și să contribuie la creșterea afacerii? Dacă încă ești în căutarea oamenilor potriviți sau vrei să extinzi anumite departamente - cum ar fi IT-ul sau call center-ul - poți să iei în calcul două variante: să angajezi intern persoanele de care ai nevoie sau să apelezi la resurse externe, prin outsourcing.

Conceptul de outsourcing presupune externalizarea anumitor servicii sau departamente ale companiei către firme de servicii sau colaboratori independenți. Firmele sau persoanele care colaborează în regim de outsorcing sunt adesea specializate în anumite domenii, oferind resurse în funcție de nevoile companiei tale. Iar când vorbim de resurse, ne referim nu doar la experții pe care poți conta, ci și la tehnologia care ți se pune la dispoziție.

În continuare, vom examina împreună cele două variante - outsourcingul și angajații interni - astfel încât să te poți decide asupra soluției ideale pentru compania ta. Ambele vin cu avantaje și dezavantaje, așa că trebuie să cântărești bine opțiunile și să alegi ceea ce ți-ar aduce mai multe beneficii.

Avantajele externalizării serviciilor prin outsourcing

Într-un mediu de afaceri care se schimbă rapid, în special din punct de vedere al digitalizării,  resursele externe pot contribui la creșterea eficienței operaționale și pot ajuta afacerile să rămână competive. De aceea, outsourcing-ul a devenit o strategie tot mai eficientă pentru companiile din întreaga lume. Iată care sunt principalele avantaje ale unui astfel de mod de lucru:

• Outsourcingul permite companiilor să beneficieze de experiența și abilitățile unor persoane specializate în anumite domenii. Firmele de outsourcing îți pun de obicei la dispoziție profesioniști pe care ar fi dificil să îi găsești și să îi atragi rapid în compania ta. În zilele noastre, a recruta persoanele potrivite poate fi o adevărată provocare. Din fericire, outsourcingul rezolvă această problemă și te ajută să ai acces rapid la resursele de care ai nevoie.
  
  
• Dacă îți dorești să rămâi competitiv, este important să te adaptezi la cele mai recente tendințe în materie de IT și digitalizare. Acest lucru presupune să achiziționezi tehnologie de ultimă generație, să angajezi oameni cu experiență și să investești constant în dezvoltarea angajaților. Când poți conta pe o companie sau un colaborator ce îți oferă tot sprijinul necesar pe această zonă, poți să te adaptezi mai simplu la tendințele nou apărute. În plus, firma de outsourcing poate asigura o implementare rapidă a proiectelor datorită experienței în domeniu, ce poate fi esențială în situațiile în care viteza de lansare pe piață este esențială.
  
  
• Unul dintre cele mai evidente avantaje ale outsourcing-ului ține de optimizarea costurilor. Prin externalizarea anumitor activități, poți reduce în mod considerabil cheltuielile în materie de salarii, onboarding, cursuri de pregătire, dar și infrastructură.
  
  
• Outsourcingul îți oferă acces la o gamă extinsă de resurse globale, întrucât poți colabora cu parteneri din diferite regiuni ale lumii, beneficiind de cunoștințele acestora. Nu mai ai aceleași limitări și poți să contezi pe parteneri cu diverse viziuni și moduri de lucru, care să aducă un plus de valoare afacerii tale.
  
  
• Externalizarea unor funcții non-strategice îți perimte să îți concentrezi resursele și eforturile asupra activităților esențiale, precum inovarea și dezvoltarea unor noi produse sau servicii.
  
  
• Serviciile de outsourcing oferă o flexibilitate crescută atunci când vine vorba de resursele de care ai nevoie. Imaginează-ți că lucrezi la un proiect de IT important, pentru care trebuie să poți conta pe o echipă cu anumite abilități în domeniu, precum și pe anumite tehnologii. Odată ce finalizezi proiectul sau dorești să schimbi direcția strategică, ai posibilitatea de a discuta despre acest lucru cu firma de outsourcing, pentru a modifica termenii colaborării. În cazul unor angajați interni sau a unor tehnologii deja achiziționate de companie, lucrurile ar fi mult mai dificile.
  
  
• Parteneriatele de outsourcing pot contribui la reducerea riscurilor operaționale. Dacă găsești un partener de încredere, te poți baza pe experiența acestuia pentru a evita erorile și dificultățile pe care le-ai putea avea atunci când abordezi o nouă activitate.
  
  
• Firmele de outsourcing investesc adesea în tehnologii avansate și sisteme actualizate, precum și în instruirea propriilor angajați. Când apelezi la o companie cu experiență dovedită în domeniu, poți beneficia de inovații tehnologice și de o echipă de profesioniști, fără a investi direct în aceste resurse.

Dezavantajele externalizării serviciilor prin outsourcing

Pe lângă avantajele de mai sus, trebuie să iei în calcul faptul că outsourcingul poate veni și cu câteva dezavantaje. Înainte de a alege să externalizezi anumite servicii ale companiei, trebuie să iei în calcul și posibilele provocări, astfel încât să minimizezi eventualele riscuri:

• Atunci când externalizezi anumite activități, ai mai puțin control asupra proceselor respective. Activitățile desfășurate de colaboratori pot să nu se alinieze întotdeauna în mod perfect cu standardele și politicile interne ale companiei.
  
  
• Externalizarea implică de obicei și partajarea unor informații confidențiale, ceea ce ridică riscuri semnificative de securitate, în special în contextul creșterii amenințărilor cibernetice.
  
  
• Companiile care externalizează anumite servicii devin dependente de performanța și fiabilitatea colaboratorilor externi. Orice probleme sau întârzieri din partea acestora pot avea impact negativ asupra afacerii. De asemenea, dacă firma respectivă sau freelancerul pune punct colaborării, riști ca activitatea ta să fie afectată până când găsești angajați interni sau alți colaboratori.
  
  
• În timp ce outsourcingul poate aduce economii de costuri, există și riscul de a scădea calitatea servicii, atâta timp cât compania nu are același nivel de control asupra acestora.
  
  
• Distanța geografică și diferențele de fus orar dintre companie și colaboratori pot crea dificultăți în comunicare și colaborare. În plus, colaborarea cu parteneri din alte țări poate presupune și diferențe culturale sau lingvistice, care pot afecta eficiența proceselor.
  
  
• Decizia de a externaliza anumite servicii poate întâmpina rezistență internă și poate afecta moralul angajaților existenți, care pot percepe această acțiune ca pe o amenințare la adresa siguranței locurilor de muncă.

Avantajele unei echipe formate din angajați interni

Angajații interni rămân și în 2024 o resursă valoroasă pentru companii, având în vedere faptul că o echipă puternică, loială și implicată contribuie la stabilitatea și succesul organizației pe termen lung. Iată câteva dintre avantajele pe care le ai când lucrezi cu angajați interni:

• Angajații îți permit să menții un control direct asupra proceselor și calității serviciilor sau produselor oferite. În urma evaluărilor periodice, poți observa ce funcționează și ce nu, așa că poți ajuta angajații să își îmbunătățească performanța.
  
  
• Echipa internă este familiarizată cu tot ce ține de cultura organizațională și valorile companiei, ceea ce poate influența în mod semnificativ colaborarea, dar și experiența clienților. De asemenea, angajații dezvoltă un sentiment puternic de implicare față de companie și știu că munca lor are o contribuție directă la succesul acesteia.
  
  
• Angajații interni se pot adapta mai ușor la schimbările organizaționale și pot fi implicați în programe de training, prin care să dezvolte noi abilități sau să învețe tehnologiile pe care compania dorește să le implementeze.
  
  
• Datorită sistemului de muncă la distanță, poți angaja profesioniști din orice parte a lumii, atâta timp cât activitatea companiei o permite. Prin urmare, externalizarea nu este singura variantă care îți permite să te bucuri de flexibilitate când vine vorba de oamenii cu care lucrezi.
  
  
• Fiind parte din echipa internă, angajații companiei pot comunica mai ușor cu tine și cu restul colegilor, află mai rapid noutățile și pot primi sau oferi feedback mult mai prompt. Acest lucru facilitează colaborarea în timp real, reducând riscul de neînțelegeri.
  
  
• Companiile care angajează intern au oportunitatea de a investi în dezvoltarea continuă a angajaților proprii. Programul de formare și creștere profesională poate contribui la creșterea abilităților și competențelor echipei, dar și la imaginea companiei ca angajator de top.
  
  
• Angajații interni sunt predispuși să dezvolte relații de lucru eficiente și să colaboreze astfel mai bine pentru atingerea obiectivelor comune. De asemenea, oamenii care sunt încurajați să rămână în cadrul organizației pot dezvolta o experiență mai vastă și pot contribui la construirea unei echipe stabile.
  
  
• Dacă alegi să nu externalizezi serviciile, poți avea un nivel mai mare de control asupra confidențialității și securității datelor, minimizând riscurile asociate cu partajarea informațiilor sensibile.
  
  
• Angajații interni pot răspunde mai rapid și mai bine la nevoile organizației, având deja o înțelegere profundă a proceselor interne și a obiectivelor companiei.

Dezvantajele unei echipe formate din angajați interni

Pentru că orice alegere vine cu plusuri și cu minusuri, este bine să cunoști și posibilele dezavantaje pe care le poți avea când lucrezi exclusiv cu angajați interni:

• Motivarea și retenția angajaților pot implica și costuri semnificative, pentru că în ziua de astăzi fluctuația personalului este mult mai mare, iar oamenii pot alege să plece la un angajator care le oferă un salariu mai bun sau beneficii extrasalariale mai atractive. Totodată, pentru a păstra calitatea, trebuie să investești în traininguri și să te asiguri că angajații tăi rămân la curent cu tot ce e nou pe piață, mai ales în domeniul IT. Costurile crescute vin însă și din implementarea tehnologiilor de ultimă generație, care reprezintă o necesitate dacă vrei ca afacerea să rămână competitivă și să scaleze.
  
  
• O echipă internă poate fi mai predispusă la a respinge noile perspective și idei, pentru că oamenii se obișnuiesc cu o anumită perspectivă și cu un mod de lucru, fiind deseori rezistenți la schimbare. Acest aspect poate afecta inovația și creativitatea în cadrul organizației.
  
  
• Atunci când în piață apar tehnologii noi, trebuie să fii la curent cu acestea și să știi la ce cursuri să îți înscrii angajații sau ce soluții să implementezi. Angajații interni pot prezenta riscul de a fi depășiți din punct de vedere tehnic în fața evoluției tehnologice rapide. Este necesară investiția continuă în formare și actualizarea abilităților. De asemenea, poate fi necesar să angajezi oameni specializați pe anumite domenii. Aceste procese necesită timp, pe care nu îl ai mereu la dispoziție dacă vrei să îți păstrezi afacerea competitivă.

Abordarea hibrid - externalizare plus angajați interni

Așa cum ai observat, externalizarea activității sau menținerea angajaților interni nu este întotdeauna o decizie simplă. Soluția cea mai eficientă poate fi o abordare hibridă, adică o combinație de angajați interni și resurse externe. Iată cum poți implementa un astfel de mod de lucru:

• Păstrează controlul direct asupra activităților esențiale pentru afacerea ta și externalizează doar acele departamente unde simți că nu trebuie să monitorizezi constant calitatea.
  
  
• Dacă simți că organizația trece printr-un moment sensibil, poți utiliza externalizarea pentru a asigura flexibilitatea financiară și operațională în fazele de creștere rapidă sau de incertitudine economică.
  
  
• Proiectele pe care nu știi dacă le vei menține permanent pot fi încredințate unor parteneri. Astfel, nu riști ca la final să rămâi cu resurse pe care nu le poți redistribui.
  
  
• Dacă dorești să te bucuri de avantajele digitalizării, însă în același timp vrei să reduci costurile, externalizează serviciile IT către parteneri cloud, permițând accesul la tehnologii avansate fără a angaja resurse IT masive.
  
  
• Semnează un acord de confidențialitate cu partenerii către care externalizezi serviciile, astfel încât riscurile de a pierde informații importante să fie minime.

Alegerea finală rămâne întotdeauna a ta, însă este bine să știi că ai întotdeauna mai multe variante pe care te poți baza, în funcție de nevoile companiei tale. Dacă dorești să construiești o echipă internă implicată și motivată, care să te susțină în orice context, contează pe soluțiile Pluxee.