Responsabilitățile administratorilor în ceea ce privește activitatea financiar-contabilă

Administratorul este o persoană cu atribuții importante în orice societate comercială, chiar dacă responsabilitățile sale exacte variază în funcție de tipul de societate și de obiectivele acesteia. Care sunt însă acele responsabilități mandatorii, conform legislației? Pentru ca lucrurile să funcționeze cât mai bine în compania ta, este important să știi exact ce atribuții are administratorul din punct de vedere financiar - contabil.

Administratorii se pot ocupa de toate operațiunile cerute pentru îndeplinirea obiectului de activitate a societății, în afară de restricțiile prezentate în actul constitutiv. Ei sunt obligați să ia parte la toate adunările societății, la consiliile de administrație, precum și la organele de conducere similare acestora.

Obligațiile și responsabilitățile administratorilor sunt guvernate de prevederile referitoare la mandat și de cele specifice, prevăzute în legislația privind societățile comerciale. Conform Codului Civil, contractul de mandat este contractul prin care o parte, numită mandatar, se obligă să încheie unul sau mai multe acte juridice pe seama celeilalte părți, numită mandant.

Pentru a fi validă din punct de vedere legal, numirea unui administrator trebuie să fie acceptată explicit de către persoana numită.

Acte normative care reglementează obligațiile administratorilor

În ceea ce privește activitatea financiar-contabilă a societății, administratorii au mai multe obligații, prevăzute de diverse acte normative:

• Legea contabilității: L 82/1991
• Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.
• Ordinul nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobare Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.

Răspunderea administratorului privind activitatea financiar-contabilă

1.Răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității societăților comerciale revine administratorului

Contabilitatea poate fi organizată intern, prin departamente interne de contabilitate, sau se poate externaliza. Administratorului îi revine răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității, însă răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-șef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească aceasta funcție, împreună cu personalul din subordine.

 În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale.

2. Administratorul are obligația de a aproba politicile și procedurile contabile ale entității

Mai precis, în aplicarea reglementărilor contabile, entitățile trebuie să dezvolte politici contabile proprii, care se aprobă de către administratori. Politicile contabile reprezintă principiile, bazele, convențiile, regulile și practicile specifice aplicate de o entitate la întocmirea și prezentarea situațiilor financiare anuale.

3.Semnarea situațiilor financiare

În primul rând, situațiile financiare anuale și raportările contabile se semnează de către directorul economic, contabilul-șef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție.

Situațiile financiare anuale și raportările contabile se semnează și de către administratorul sau persoana care are obligația gestionării entității.

4.Organizarea inventarierii

Entitățile au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în următoarele situații:

Administratorii răspund pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere.

Orice societate are obligația de a deține proceduri proprii privind inventarierea, pe care administratorii au obligația să le aprobe. Toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspundere gestionară sau în folosință, după caz, salariaților ori administratorilor entității.

La entitățile al căror număr de salariați este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În aceasta situație, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului.

În condițiile în care entitățile nu au niciun salariat care să poată efectua operațiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.

Pentru buna desfășurare a operațiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane ce au obligația gestionării entității trebuie să ia măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru pentru comisia de inventariere, prin:

• Organizarea depozitării bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora și întocmirea etichetelor de raft;
• Ținerea la zi a evidenței tehnico-operative a gestiunilor și a celei contabile și efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe;
• Participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;
• Asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, așezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
• Asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preț etc.) și la evaluarea lor, conform reglementărilor contabile aplicabile, a unor specialiști din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea președintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligația de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise;
• Dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum și cu birotica necesară;
• Dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate;
• Asigurarea protecției membrilor comisiei de inventariere, în conformitate cu normele de protecție a muncii;
• Asigurarea securității ușilor, ferestrelor, porților etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, administratorii trebuie să impută persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire.

Sperăm că informațiile pe care ți le-am oferit te-au ajutat să-ți clarifici responsabilitățile administratorului în ceea ce privește activitatea financiar - contabilă. Urmărește în continuare resursele postate în comunitatea Pluxee IMM Connect, pentru că îți pregătim și alte materiale relevante!