Care este durata de arhivare a documentelor contabile

Cu siguranță știi deja că documentele financiare ale companiei tale trebuie tratate cu grijă, astfel încât să le poți accesa ușor atunci când ai nevoie. Fie că dorești să pregătești un raport intern, sau trebuie să prezinți acte justificative către instituțiile statului, este important ca fiecare document să fie păstrat în condiții de siguranță.  

Ultimii ani au adus câteva modificări în ceea ce privește durata de arhivare a documentelor financiar-contabile, în sensul scăderii duratei de păstrare a arhivei. Descoperă în continuare ce termene de arhivare se aplică în prezent.

Arhivarea documentelor contabile: termenul de 10 ani

Termenul de arhivare de 10 ani se aplică pentru situațiile financiare și raportările contabile semestriale. Situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate, precum și situațiile financiare interimare se păstrează tot timp de 10 ani. Aceste durate de viață sunt prevăzute de Legea contabilității (Legea 82/1991).

Arhivarea documentelor contabile: termenul de 5 ani

Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015, privind documentele financiar-contabile, reglementează astfel termenul de arhivare pentru documentele financiar-contabile:

• Registrele de contabilitate obligatorii și 
• Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară 

se păstrează în arhivă timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Registrele de contabilitate obligatorii, conform legii contabilității, sunt:

• registrul-jurnal 
• registrul-inventar si 
• cartea mare.

Cele mai frecvent întâlnite documente justificative sunt:

• factura
• nota de recepție și constatare de diferențe
• bonul de predare, transfer, restituire
• bonul de consum
• avizul de însoțire a mărfii
• fișa de magazie 
• chitanța
• dispoziția de plată/încasare către casierie
• registrul de casă  
• ordinul de deplasare (delegație)
• decontul de cheltuieli (pentru deplasări externe).

Arhivarea statelor de salarii

Termenul de arhivare a statelor de salarii este de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Prin urmare, este important să păstrezi documentele care cuprind calculul salariilor, inclusiv contribuțiile de asigurări sociale, impozitul și alte datorii.

Bunuri cu durata de viață mai mare de 5 ani

Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Iată și alte prevederi referitoare la arhivare, pe care este bine să le cunoști:

• Societățile au obligația păstrării în arhivă a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare.
  
  
• Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
  
  
• În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007, privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.
  
  
• În cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control.
  
  
• Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Și în acest caz, răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

Documentele contabile pot fi instrumente valoroase pentru strategiile tale financiare. În plus, arhivarea lor este esențială inclusiv pentru conformitatea legală, monitorizarea financiară, facilitarea auditurilor și menținerea unei evidențe exacte și accesibile.