Administratorul este o persoană cu atribuții importante în orice societate comercială, chiar dacă responsabilitățile sale exacte variază în funcție de tipul de societate și de obiectivele acesteia. Care sunt însă acele responsabilități mandatorii, conform legislației? Pentru ca lucrurile să funcționeze cât mai bine în compania ta, este important să știi exact ce atribuții are administratorul din punct de vedere financiar - contabil.
Administratorii se pot ocupa de toate operațiunile cerute pentru îndeplinirea obiectului de activitate a societății, în afară de restricțiile prezentate în actul constitutiv. Ei sunt obligați să ia parte la toate adunările societății, la consiliile de administrație, precum și la organele de conducere similare acestora.
Obligațiile și responsabilitățile administratorilor sunt guvernate de prevederile referitoare la mandat și de cele specifice, prevăzute în legislația privind societățile comerciale. Conform Codului Civil, contractul de mandat este contractul prin care o parte, numită mandatar, se obligă să încheie unul sau mai multe acte juridice pe seama celeilalte părți, numită mandant.
Pentru a fi validă din punct de vedere legal, numirea unui administrator trebuie să fie acceptată explicit de către persoana numită.
În ceea ce privește activitatea financiar-contabilă a societății, administratorii au mai multe obligații, prevăzute de diverse acte normative:
Contabilitatea poate fi organizată intern, prin departamente interne de contabilitate, sau se poate externaliza. Administratorului îi revine răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității, însă răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-șef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească aceasta funcție, împreună cu personalul din subordine.
În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale.
Mai precis, în aplicarea reglementărilor contabile, entitățile trebuie să dezvolte politici contabile proprii, care se aprobă de către administratori. Politicile contabile reprezintă principiile, bazele, convențiile, regulile și practicile specifice aplicate de o entitate la întocmirea și prezentarea situațiilor financiare anuale.
În primul rând, situațiile financiare anuale și raportările contabile se semnează de către directorul economic, contabilul-șef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție.
Situațiile financiare anuale și raportările contabile se semnează și de către administratorul sau persoana care are obligația gestionării entității.
Entitățile au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute, la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității, precum și în următoarele situații:
a) La cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;Administratorii răspund pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere.
Orice societate are obligația de a deține proceduri proprii privind inventarierea, pe care administratorii au obligația să le aprobe. Toate elementele de natura activelor trebuie să fie date în răspundere gestionară sau în folosință, după caz, salariaților ori administratorilor entității.
La entitățile al căror număr de salariați este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În aceasta situație, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului.
În condițiile în care entitățile nu au niciun salariat care să poată efectua operațiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.
Pentru buna desfășurare a operațiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane ce au obligația gestionării entității trebuie să ia măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare de lucru pentru comisia de inventariere, prin:
În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, administratorii trebuie să impută persoanelor vinovate bunurile lipsă la valoarea lor de înlocuire.
Sperăm că informațiile pe care ți le-am oferit te-au ajutat să-ți clarifici responsabilitățile administratorului în ceea ce privește activitatea financiar - contabilă. Urmărește în continuare resursele postate în comunitatea Pluxee IMM Connect, pentru că îți pregătim și alte materiale relevante!