Cum optimizezi procesele interne ale companiei

Odată cu ritmul alert al schimbărilor din mediul de afaceri, este esențial să fii mereu în căutarea unor noi modalități de a-ți eficientiza procesele și de a te adapta la cerințele pieței. Iar contextul actual, în care tehnologia evoluează cu o viteză uimitoare, este momentul perfect să faci schimbări de impact, care să-ți aducă o creștere în productivitate, dar și în calitatea serviciilor sau produselor oferite. Descoperă în continuare care sunt pașii prin care poți optimiza procesele interne ale companiei tale.

Pasul 1: Analizează procesele actuale

Înainte de a începe să îmbunătățești procesele interne ale companiei, este necesar să realizezi o analiză a modului de lucru prezent. Evaluează toate procesele și procedurile utilizate în cadrul organizației - cel mai simplu poate fi să delegi câte o persoană responsabilă pentru fiecare departament. Această evaluare inițială îți va oferi o înțelegere profundă a zonelor care necesită îmbunătățiri. 

Analizează împreună cu colegii tăi punctele slabe și procedurile care ar trebui îmbunătățite. Poate fi vorba de procese care durează prea mult și provoacă întârzieri în termenele de livrare, redundanțe, lipsa de claritate, sau pur și simplu proceduri sau instrumente de lucru inadecvate pentru nevoile prezente ale companiei.

În cadrul acestei etape, încearcă să soliciți feedback și sugestii de la angajați cu privire la procedurile actuale. Angajații îți pot oferi perspective valoroase, fiind implicați în mod direct în procesele de lucru. Clienții pot fi și ei o sursă valoroasă de feedback, întrucât îți vor spune exact ce experiență au și ce și-ar dori în plus de la compania ta.

Pasul 2: Decide ce procese vei optimiza

• Ce optimizări ar aduce mai multe beneficii companiei în momentul de față, în funcție de obiectivele strategice.
• Care sunt procesele a căror îmbunătățire ar avea cel mai mare impact pozitiv asupra rezultatelor companiei.
• Care sunt procesele pentru care poți aloca momentan resurse (timp, investiții financiare, angajați care să se ocupe de implementarea schimbărilor).

Odată ce ai identificat procesele prioritare, trebuie să iei în calcul tehnologiile sau modurile efective de lucru care ar trebui folosite. De exemplu, să spunem că vrei să optimizezi procesele de marketing și vânzări. Poate fi necesar să investești într-o soluție de tip CRM, dar și să le oferi angajaților training pentru noua platformă folosită. În unele cazuri, poate fi necesar să cauți furnizori externi, care să te ajute atât cu soluțiile tehnologice, cât și cu implementarea și partea de asistență ulterioară. 

Implică angajații în deciziile cu privire la optimizarea proceselor interne, pe cât este posibil. Prin implicarea acestora, poți asigura o mai mare acceptare a schimbărilor la nivelul întregii companii.

Pasul 3: Implementează schimbările

Acesta este momentul cel mai sensibil, când treci de la teorie la practică și trebuie să te asiguri că totul funcționează așa cum ai plănuit. Pregătește și coordonează cu atenție procesul de implementare, printr-un plan detaliat de acțiune, în care să incluzi:

• Etapele implementării
• Persoanele responsabile de fiecare acțiune
• Instrumentele/ tehnologiile utilizate
• Termenele limită

Asigură-te că toate părțile implicate sunt coordonate și bine aliniate, iar angajații dețin destule informații pentru a se adapta la noile moduri de lucru. Organizează traininguri sau oferă-le resurse utile și asistență, astfel încât să știe ce au de făcut.

Dacă implementezi o aplicație care ar putea avea impact asupra experienței clienților, e bine să ai mereu un plan de rezervă - în cazul în care ceva nu funcționează cum te așteptai, clienții tăi nu trebuie să resimtă acest lucru. De asemenea, dacă schimbi o platformă sau o aplicație în care se regăseau date esențiale pentru companie, nu uita să faci o copie de back-up cu toate informațiile.

Pasul 4: Monitorizează și îmbunătățește constant procesele

După ce ai implementat schimbările și ai început să lucrezi cu noile procese, următorul pas este să evaluezi în mod regulat performanța acestora. Astfel vei putea identifica orice posibile probleme sau oportunități de îmbunătățire. Stabilește indicatori de performanță relevanți pentru fiecare proces, pentru a-ți fi mai simplu să realizezi evaluarea.

Dincolo de rezultatele cuantificabile, solicită feedback de la angajați și clienți, pentru a descoperi cât de bine funcționează noile procese. Este posibil să descoperi zone care pot fi în continuare îmbunătățite. Evident, este posibil ca prima reacție să fie rezistența la schimbare, însă această etapă este în general depășită, pe măsură ce oamenii se obișnuiesc cu noile moduri de lucru sau aplicații.

Vrei să faci o schimbare de efect, care nu necesită resurse impresionante sau provocări majore pentru colegii tăi? Simplifică acordarea beneficiilor extrasalariale: la Pluxee avem pentru tine o serie de soluții prin care îți poți motiva echipa cu mai puțin efort și rezultate vizibile. Stabilește o discuție cu unul dintre consultanții noștri și vom găsi împreună cea mai bună soluție pentru compania ta.