Cu siguranță știi deja că documentele financiare ale companiei tale trebuie tratate cu grijă, astfel încât să le poți accesa ușor atunci când ai nevoie. Fie că dorești să pregătești un raport intern, sau trebuie să prezinți acte justificative către instituțiile statului, este important ca fiecare document să fie păstrat în condiții de siguranță.
Ultimii ani au adus câteva modificări în ceea ce privește durata de arhivare a documentelor financiar-contabile, în sensul scăderii duratei de păstrare a arhivei. Descoperă în continuare ce termene de arhivare se aplică în prezent.
Termenul de arhivare de 10 ani se aplică pentru situațiile financiare și raportările contabile semestriale. Situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate, precum și situațiile financiare interimare se păstrează tot timp de 10 ani. Aceste durate de viață sunt prevăzute de Legea contabilității (Legea 82/1991).
Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015, privind documentele financiar-contabile, reglementează astfel termenul de arhivare pentru documentele financiar-contabile:
se păstrează în arhivă timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Registrele de contabilitate obligatorii, conform legii contabilității, sunt:
Cele mai frecvent întâlnite documente justificative sunt:
Termenul de arhivare a statelor de salarii este de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Prin urmare, este important să păstrezi documentele care cuprind calculul salariilor, inclusiv contribuțiile de asigurări sociale, impozitul și alte datorii.
Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.
Iată și alte prevederi referitoare la arhivare, pe care este bine să le cunoști:
Documentele contabile pot fi instrumente valoroase pentru strategiile tale financiare. În plus, arhivarea lor este esențială inclusiv pentru conformitatea legală, monitorizarea financiară, facilitarea auditurilor și menținerea unei evidențe exacte și accesibile.